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当ERP实务业务流程评述之采购变更流程

发布时间:2021-09-10 21:54:54 阅读: 来源:铝罐厂家
当ERP实务业务流程评述之采购变更流程

ERP实务:业务流程评述之采购变更流程

采购订单的变更流程是采购订单管理的一个补充功能。虽然其只是对采购管理的一个补充,但是,个人认为,其设计的好坏,可以反映出一个ERP系统的灵活程度。因为往往考验一个ERP系统是否成熟,不是看其正常流程是否走得通,而是看其在20世纪处理意外事件时的能力。而采购订单的变更刚好是考验ERP系统应变能力的一个重要手段。

采购订单变更包括很多方面的内容,如有需求部门提出的变更需求,也有采购部门自己提出的变更需求;有对于采购交期的更改,也有对采购价格的更改;甚至可能也会有采购订单作废的情况;同时,在采购订单变更的过程中,可能会有已经收货或者部分收货的情况;最后还涉及到变更损失的统计等等。所以说,采购订单变更管理比采购订单本身来说,可能还会更加的复杂。

下面笔者将结合一家企业的具体管理流程,来归纳总结一下采购订单变更管理中的一些技巧。

第一步:

需求部门提出变更的需求。这里的需求部门,即可以是生产部门,也可能是采购员自己。一般在做采购订单变更单的时候,最好能够注明变更的申请单位。这主要是用来后续的分析及变更损失成本的归集等等。

变更的对象也可以分为很多种,如采购订单价格的变更、交货日期的变更、采购订单的作废等等。因为变更原因的不同,其对应的采购订单变更流程也可能不同。

假设现在有一张采购订单,其需要采购A、B两种原材料。具体情况如下:

原材料A 交期2008年6月30日;数量 1000套;价格10元;供应商 龙发。

原材料B 交期 2008年7月10日;数量500套;价格 9元;供应商龙发。

第二步:采购部门需要判断,变更的采购单是否已经收货?

一般情况下,对于已经收过货的采购订单,不能再做一些变更。如假设现在这张采购订单的其中一项原材料A已经收了500套。为此,在做采购订单管理的时候,就会有一些限制。如不能对采购交期进行变更;也不能对采购价格进行变更;更不能对采购数量进行变更。

不过,在实际工作中,有时候也会遇到需要变更的时候。如由于供应商送来的这批货质量差等原因,采购部门决定不接受其接下来送过来的货物等等。为此,在ERP系统设计中,还是考虑了这些方面的因素。对于已经收过货的项目,允许其进行部分内容的变更。一般来说,像我现在在使用的ERP系统,其对于已经收过货的采购订单项目,只允许一个变更动作,就是“指定结束”。当用户不需要供应商剩下来没有交期的货物时,可以通过采购订单变更单,把这个项目“指定结束”掉。

采购订单变更单指定结束功能,还有一个非常现实的应用,解决采购订单的尾数问题。如需求部门在实际请购时,可能考虑了损耗率的因素。如在生产的时候可能真正的需求量只是980套,但是,生产部门可能考虑到需要备30套损耗,所以,在请购的时候,请购数量即为1010套。但是,供应商只送过来1000套,剩下来的10套如何处理呢?一般情况下,若不影响生产部门实际生产的话,则采耐破度丈量范围:250~5600kpa购部门是允许供应商不送这些货物的。毕竟,这些材料若供应商送过来的话,在企业中也只能作为呆滞品了。此时,因为采购项目已经收过货,所有,已经不能通过采购订单变更单变更采购数量。但是,也不能一直这么放着,因为若不加改动的话,在采购订单未结案明细表中,将会永远存在这个尾数。故,遇到这种情况,我们就可以通过采购订单变更单,把这个项目尽量1次操作到位指定结束掉。如此的话,我们就不会再被这个烦人的尾数问题所困扰。

顾问总结:

对于采购变更单来说,在做这支作业之前,采购订单需要对采购订单的收货情况进行判断。一般来说,若采购订单已经收了货,则变更的内容就会受到很大的限制。有些ERP系统设计的比较死,只要采购订单收了货了,不管其只是收了其中的一项,还是部分收货,通通不允许用户进行任何的更改。

但是,有些ERP系统在这个方面设计的比较人性化,考虑到企业的实际需求。若采购订单已经收过货的话,可以进行一定程度的更改,当然,这个更改的前期,使不会造成业务的混乱。

第三步:跟供应商进行协商。

当企业受到采购订单变更申请的时候,除了要判断物料的收货情况之外,还需要跟供应商协调,看看其是否接受变更后的采购订单。

如对于原材料B,其采购订单的交期是7月10日。但是,客户可能由于种种原因,如生产计划的变更或者客户销售订单交期的变更等等,需要变更这个订单交期,希望把交期从7月10日这类材料主要是牛奶壶、瓶盖、塑料袋等易于抛弃的短寿命产品的组成材料变更为7月1日。这往往不是说企业想变更就可以变更的。而是需要企业先跟供应商协商好,看供应商是否会同意。若供应商同意了,则再在ERP系统中做采购变更单,变更这个采购交期。若在没有跟供应商协商一致的情况下,擅自变更采购订单,有时候往往是无用功。

同时,有些变更的话,可能还会导致一些损失。如企业要把交期从7月10日变更为7月1日。供应商表示同意,但是,因为供应商那时没有车,需要企业自己去提货。所以,这个交期的变更,就还涉及到一些损失。我们在项目的实施过程中,一般都是要求在采购订单的变更过程中,把这个损失能够在采购订单变更中反映出来。因为这关系到以后订单成本的计算等等。若不在这里进行反应的话,则这个因为订单变更造成的损失,将不会再后续订单成本计算的过程中体现出来。

顾问总结:

供应商的协商过程,基本上是一个用户手工操作的过程,ERP系统不能提供多少的帮助。不过,在ERP系统,有一张采购订单变更明细表,可以查询出某个供应商的历史变更记录。这份资料,或许对于采购员在跟供应商协商采购订单变更事宜的时候,有点作用。

第四步:采购订单变更单的开立。

首先要强调的是,对于采购订单的变更,我们强调都需要通过采购订单变更单作业来处理。而尽量不要采用把原有采购订单撤销审核,然后直接在采购订单上变更。因为通过这种方式的话,不会再留下任何的变更记录,也不能预计采购订单的变更损失。以后出现问题时,就很难查询采购订单的原始记录。

虽然,虽然在系统设计的时候,提供了撤销审核的功能。一般这个功能,是在采购订单还没有传真给供应商的时候,我们可以通过撤销审核对订单直接进行更改。但是,若采购订单已经发给供应商了,则后续的采购订单的更改最好通过采购订单变更单来处理。

在采购订单变更处理的时候,我们具体要注意以下几个问题。

一是系统对于该采购订单是否收货会有一个核对与控制的过程。如一张采购订单若有两个条目,分别采购原材料A与原材料B。当原材料A收货了,则不会影响原材料B的更改。也就是说,这个收货对采购变更的限制,是针对采购订单的具体项目,而不是整张采购订单。

二是要合理利用指定结束功能。指定结束,使指把采购订单结束掉,也就是说,指定结束后的采购订单,将视同已经收货完成的采购单。在根据采购订单生成收货单的时候,将不会显示着张采购订单;同时,在采购订单未结案明细表中,也不会看到这张采购订单的踪影。另外,采购订单的指定结束又包含两个具体的内容,一是可以对整张采购单指定结束;二是也可以把采购订单中的具体项目指定结束掉。如可以把采购订单中原材料B这个项目指定结束。其实,把整张采购单指定结束的话,系统也是通过指定结束采购订单下面的具体项目来完成的。也就是说,采购订单的指定结束都是针对具体的行项目来实现的。

三是在采购订单变更过程中,还有一个比较特殊的常见业务。为什么说起特殊呢,因为其会涉及到比较多的连锁反应;而为什么说起常见呢,因为这个业务在采购部门的实际运作中,会经常碰到。这个业务就是供应商的变更业务。也就是说,企业在下单的时候,供应商选择的是龙发,但是,后来由于种种原因,这张采购订单又改下顺发了。我们都知道,采购订单的很多因素都是根据供应商的不同而有所不同。如采购订单提前期,因为各个供应商的位置不同,其送货所需要的时间也不同,故在采购基本信息中,需要为不同的供应商设置不同的提前期;如采购订单的价格与交易币种,有的供应商可能是人民币采购,但也有的供应商则可能是美元采购;还有数量折扣、付款条件等等。所以,若供应商变更的话,会引起一连串的反应。故,在ERP系统中,对于供应商的变更也作了比较严格的限制。如只有采购单中的所有项目都没有进过货,此时,才能够进行供应商的变更。若其中有一项物料已经收货了,即使只是部分收货,则都不允许进行采购订单供应商的变更。这是一个死关卡,不允许用户违背。若企业确实需要变更某项物料的供应商,那该如何处理呢?在ERP系统中,只能先通过采购订单变更单的指定结束功能,把该项物料指定结束掉。然后,再下新的采购订单。如此的话,就可以保留必要的变更历史记录。

四是上面我们多次强调,在采购订单变更的时候,最好能够在采购订单变更中,注明采购订单的变更损失。如由于客户采购订单的变更,可能导致物料A的需求量从1000套变为800套。经过跟供应商的协商,虽然供应商同意客户的变更请求,但是,他们要求企业需要承担500元的变更损失。此时,这个500元损失就应该反应在采购订单变更单中。也就是说,到时候该张生产订单的生产成本也将会提高500元。只有如此,生产订单的成本才能够计算的准确。(end)

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